5 Ideias para organizar os documentos da sua empresa

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Dentro de uma empresa, a organização de documentos é essencial para o desenvolvimento da rotina de trabalho. Por isso, é preciso gerenciar arquivos importantes dentro da empresa. Assim, conheça 5 Ideias para organizar os documentos da sua empresa.

1. Gerenciar Arquivos por categoria

Uma ideia bastante eficiente é Gerenciar Arquivos por categoria, sendo recomendado a distribuição dos documentos por pendentes, que são documentos utilizados no momento. Outra categoria são os essenciais, documentos que não estão em uso, porém estarão em até 90 dias. E a última é a de resolvidos, aqueles que possivelmente não serão usados por bastante tempo.

2. Para uma melhor Administrador de arquivos, desapegue

Sim, às vezes para ter um administrador de arquivos eficiente é necessário desapegar de documentos que não são mais necessários e não serão mais utilizados pela empresa. O procedimento elimina o acúmulo de papel no escritório, promove uma melhor organização dos documentos e é uma dica para Gerenciar Arquivos.

3. Organizar deve ser um hábito

Para ser um bom administrador de arquivos, é preciso sempre ter em mente que a organização deve ser um hábito, pois de nada adianta fazer uma grande organização, mas depois não manter isso no dia a dia. Então, lembre-se de deixar sua mesa sempre organizada, assim como outras ferramentas e documentos utilizados no trabalho.

4. Documentos digitais

É importante organizar todos os documentos da empresa, os de papel e os digitais. Uma ação recomendada é a utilização de armazenamento dos arquivos digitais em nuvem ou no servidor da empresa, com backup.

5. Use índice

Uma prática bem comum e eficiente para gerenciar arquivos é o uso do índice de catalogação, e uma das mais recomendadas é o formato alfanumérico, identificado letra e descrição de cada arquivo, o que facilita a sua consulta e a rotina de trabalho dentro da empresa.

Agora que já conhece as 5 ideias para organizar documentos da sua empresa, continue a acompanhar nosso blog para mais conteúdos sobre o assunto!

5 Ideias para organizar os documentos da sua empresa
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Sobre o Autor

Rodrigo Macedo é empreendedor, desenvolvedor de software e especialista em negócios digitais.

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