Por que abandonar o arquivo físico?

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Foi-se o tempo em que era preciso guardar um monte de papel para comprovar pagamentos, contratos, entre outros documentos que toda empresa tem.

Atualmente, apostar no Gerenciamento Eletrônico de Documentos se tornou a melhor opção para organizações que desejam abandonar o uso de arquivos físicos e trazer mais agilidade e sustentabilidade para dentro do negócio.

Por isso, confira a seguir 4 motivos para você começar a investir no GED e parar de acumular papel!

Compartilhar documentos mais facilmente

Dentre as vantagens de trocar a forma pela qual você armazena os documentos da sua empresa, o fato de facilitar o compartilhamento é uma das maiores.

Isso porque muitas informações precisam ser distribuídas ou repassadas para outros colaboradores. No entanto, pode ser que isso seja necessário bem depois do documento ter sido criado.

E então, até encontrar esse documento, tirar cópias e compartilhar, muito tempo já foi gasto (além dos custos com impressão). Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, todo esse processo é agilizado.

Colaborar com a sustentabilidade

Além dos gastos e tempo serem reduzidos, o GED ajuda o meio ambiente também!

Ao diminuir quantidade de papel utilizada no dia a dia de uma empresa, é possível gerar um impacto muito menor no planeta, evitando o desperdício de recursos naturais.

Outro benefício conquistado aqui é o fato de não precisar mais dispor de espaço físico para armazenar aquela tonelada de papéis impressos!

Aumentar a resolução e duração das informações

Ao longo do tempo, muitas informações contidas em folhas de papel acabam desaparecendo parcial ou totalmente. Com isso, documentos importantes podem ser desvalorizados.

Contando com a Gestão Eletrônica de Documentos, além de aumentar a durabilidade dos seus documentos, você ainda pode usufruir de uma melhor resolução das informações ali contidas.

Contar com a validade jurídica

Você pode estar pensando que documentos digitalizados só terão valor dentro da sua empresa, duplicando o trabalho já que, na hora de eventuais fiscalizações, será necessário apresentar em papel.

No entanto, atualmente é possível protocolar e garantir a validade jurídica de todos os documentos de uma instituição, sendo possível abandonar completamente o arquivo físico.

Invista nessa alternativa e proporcione todos esses benefícios para o seu negócio!

Por que abandonar o arquivo físico?
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Sobre o Autor

Rodrigo Macedo é empreendedor, desenvolvedor de software e especialista em negócios digitais.

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